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[校園隨筆] 怎樣寫一封得體的電子郵件 [復制鏈接] qrcode

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怎樣寫一封得體的電子郵件

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慣有

發(fā)表于: 2016-1-27 15:55 | 只看該作者 |倒序瀏覽

樓主

本帖最后由七月光陰于 1-27 15:58 編輯

整理了一些關(guān)于商務事務郵件的干貨

　　首先要站在對方的角度想想，他會怎么看這封郵件。
　　把有價值的信息精煉出來，用語盡量簡短，讓收件人對你郵件的目的一目了然。

　　下面上干貨，以189郵箱為例：

　　1.郵件主題（Email Subject）
　　—不要空白標題，這看起來是很沒有禮貌的，并且會讓人覺得這封郵
　　件不重要。
　　—主題要明確簡潔，并且與郵件內(nèi)容相關(guān)。
　　—切勿復雜冗長，或者一長串的轉(zhuǎn)發(fā)。
　　—適當加上一些標點符號，強調(diào)該郵件的重要性。
　　—在主題中使用公司名稱，或使用能夠引起識別作用的名稱，增加郵件打開率。
　　—不要使用敏感的詞語吸引對方打開郵件，這讓郵件看起來更像垃圾郵件。

2.稱呼、問候
　　—在郵件中稱呼收件人的姓名，可令對方感覺到友好，也可令對方明確知道這封郵件是面向
　　他的。
　　—只知道收件人的性別或身份時，可以使用“xx先生/小姐/女士”或者“xx經(jīng)理/總/
　　董”等等。
　　—禮多人不怪，郵件開頭最起碼要寫個“您好”，結(jié)尾時“祝您順利”之類的寒暄語也是必
　　不可少的。

　　3.郵件正文
　　—直奔主題，不宜過多寒暄，篇幅不宜過長，闡述清楚即可。如果內(nèi)容過多，正文可做簡要
　　介紹，然后附上明細附件。
　　—語氣、措辭要注意，盡量使用正式用語，盡量使用簡單的詞語和語句，如果涉及到專業(yè)用
　　語，要做注釋。另外，選用一些比較利于閱讀的字體和設置適宜的字體大小。
　　—注意正文條理性，對要闡述的內(nèi)容可以分點列表或整理成表格。排版整潔明了，不會造成
　　視覺疲勞，閱讀疲勞。
　　—發(fā)送郵件之前，一定要檢查清楚，要知道，事后發(fā)個“更正版”“補充版”多少都令人有
　　點反感。
　　—對重要信息加上強調(diào)，如加粗等。

4.附件
　　—如果夾帶附件，一定要在郵件正文加以說明附件內(nèi)容，提醒收件人查收。
　　—附件較多時，建議壓縮成一個文件，命名要說明附件內(nèi)的內(nèi)容。
　　—附件個數(shù)不宜過多，一般不宜超過4個。

　5.結(jié)束語
　　—如果可以提供更好的選擇，在結(jié)尾處應提出。
　　如：如有疑問，請及時聯(lián)系我，以下的是我的聯(lián)系方式xxxxxx
　　—對結(jié)果有好的期盼
　　如：希望我們達成合作
　　—表示自己誠懇的態(tài)度
　　如：感謝您的抽空

　9.注意
　　—所有的郵件都要重復審查之后再發(fā)出
　　—轉(zhuǎn)發(fā)之前，確保轉(zhuǎn)發(fā)涉及的人都是需要對此信息知情的。
　　—對重要郵件要小心謹慎，特別是涉及機密的，一旦泄露出去，后果很嚴重。

　　今天先分享到這吧。

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